Wie man alles erledigt oder eine effiziente Zeitplanung Wie oft haben Sie nicht genug Zeit, um Arbeitsaufgaben zu erledigen? Und warum bleibt Zeitmanagement eine so schwierige Aufgabe? Das häufigste Hindernis bei der Planung ist die Wahrnehmung der Zeit. Daher besteht der allererste Schritt zur Beherrschung der Kunst des Zeitmanagements darin, kritisch zu prüfen, wie Sie Ihre Zeit wahrnehmen und verwalten. Um zu analysieren, wie Sie Ihre Zeit verwalten, schlage ich vor, diese Übung mit der Methode 1 mit offenen Sätzen durchzuführen funktioniert zu Ihren Gunsten? Setzen Sie die folgenden Aussagen so detailliert wie möglich fort: Egal wie beschäftigt ich bin, ich finde Zeit für _________________________ Ich weiß genau, wie viel Zeit ich für ____________________ brauche. Ich kann immer ohne Verzögerung an __________________________ arbeiten. Ich komme nie zu spät für __________________________________________ Ich bin zwischen ___________________________ immer beschäftigt. Es fällt mir leichter, Fristen einzuhalten, wenn ich ___________________________ Dinge, die ich leicht an andere delegiere_________________________Jetzt überprüfen Sie Ihre Antworten und ermitteln Sie, welche neuen Dinge Sie über sich selbst lernen können. Fragen Sie sich, warum Sie in diesen Aufgaben gut sind. Warum funktioniert das? Tun Sie bestimmte Dinge, weil sie Ihnen Spaß machen? Oder weil Sie erfolgreich damit umgehen? Erliegen Sie äußerem Druck („Wenn ich das nicht mache, werde ich gefeuert, also kümmere ich mich immer darum“) oder inneren Einstellungen („Wenn ich das nicht mache, werde ich damit nicht zufrieden sein“) ich selbst")? Fragen Sie sich, was Sie dazu motiviert, diese Aufgaben zu erledigen. Wir alle haben Hindernisse, die uns daran hindern, unsere Zeit effektiv zu verwalten. Daher ist es wichtig zu wissen, was zu seiner ziellosen Verschwendung führt. Vielleicht hilft Ihnen eine Liste der Hauptquellen der Zeitverschwendung bei der Ermittlung der Zeitreserven. Übung 2. Quellen der Zeitverschwendung Ordnen Sie die Quellen der Zeitverschwendung in der Reihenfolge ihrer Bedeutung. Sinnlose Telefonate. Unplanmäßiger Informationsaustausch zwischen den Abteilungen. Unfähigkeit, zuzuhören Andere: Unentschlossenheit und unkoordinierte Besprechungen. Nachdem Sie nun gesehen haben, welche Faktoren Ihre Zeit in Anspruch nehmen können ?“ Sie können diese Übung in freier Form durchführen oder die unvollendeten Sätze unten verwenden. Übung 3. Was funktioniert nicht? Fahren Sie mit den folgenden Aussagen fort. Nennen Sie so viele Beispiele wie möglich. Ich habe nie Zeit für _________________________________. Ich verbringe zu viel Zeit mit _________________________________ immer aufschieben, anfangen _________________________________ Ich komme oft zu spät ________________________________________________ Antworten zur Übung „Was geht nicht?“ wird für Sie zu einer Liste dessen, was Sie reparieren müssen. Sehen Sie sich diese Liste häufig an, um festzustellen, wie weit Sie bei der Erreichung Ihrer Ziele gekommen sind. Manchmal schneiden Sie bei einigen Aufgaben schlechter ab als bei anderen, nicht weil Ihnen die Fähigkeiten fehlen, sondern aufgrund persönlicher Vorlieben und spezifischer Bedingungen, unter denen Sie Leistung erbringen müssen diese Aufgaben. Ob Sie es bemerken oder nicht, wir alle haben bestimmte Vorlieben, wann und wie wir verschiedene Aufgaben erledigen.oder Geschäft. Wenn wir auf unsere Präferenzen achten, wird es viel einfacher, das zu erreichen, was wir planen. Übung 4: Ihre Präferenzen im Zeitplanungsprozess. Schreiben Sie die folgende Liste von Alternativen auf ein Blatt Papier und markieren Sie, was Sie bevorzugen Bevorzugen Sie: Unabhängig von anderen arbeiten, im Team zusammenarbeiten, sich auf kurze Zeiträume konzentrieren, sich über längere Zeiträume konzentrieren, sich jeweils auf eine Sache konzentrieren, Multitasking betreiben (mehrere Dinge gleichzeitig erledigen), einen vollen Arbeitsplan, einen langsamen und einfachen Zeitplan, Pläne und Vorhersehbarkeit Überraschung und Spontaneität Enge Fristen Lange Zeit für die Erledigung einer Aufgabe Nehmen Sie sich lange Zeit, um über die Erledigung einer Aufgabe nachzudenken Schnelle Entscheidungen treffen Bei den Antworten auf diese Fragen gibt es kein Richtig oder Falsch. Wichtig ist, dass Ihre Antworten Ihnen helfen können, die Gründe dafür besser zu verstehen, was für Sie funktioniert und was nicht. Diese Informationen helfen Ihnen bei der Planung eines Zeitplans für die Erledigung von Arbeitsaufgaben, der für Sie am akzeptabelsten und effektivsten ist. Es gibt viele Methoden zur Zeitplanung. Zunächst schlage ich vor, dass Sie die häufigsten davon in Betracht ziehen: · Einfache Planungsmethode. Alle Dinge, die erledigt werden müssen, werden bei ihrem Eintreffen in einem Terminkalender oder Organizer festgehalten. Aufgaben werden normalerweise in einer Spalte geplant und nummeriert. · Prioritätsplanungsmethode. Diese Methode ist der vorherigen sehr ähnlich. Der Unterschied besteht darin, dass die Dinge nach Wichtigkeit und Dringlichkeit geordnet werden. · Die „Sechs-Aufgaben“-Methode. Alle Dinge, die in naher Zukunft erledigt werden müssen, werden aufgeschrieben. Daraus werden die 6 wichtigsten ausgewählt, die morgen erledigt werden müssen. Nummerieren Sie Ihre Aufgaben nach abnehmender Wichtigkeit und notieren Sie sie in Ihrem Tagebuch. Beginnen Sie morgens damit, die Dinge in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit zu erledigen. · D. Eisenhowers Methode. Abhängig vom Grad der Wichtigkeit und Dringlichkeit werden Aufgaben in vier Hauptblöcke eingeteilt: A, B, C, D. Aufgaben A – dringend/wichtig. Aufgaben B – dringend/nicht wichtig. Aufgaben C – nicht dringend/wichtig. Aufgaben D – nicht dringend /nicht wichtig . A. Dringende und wichtige Aufgaben müssen zuerst und selbstständig erledigt werden. Sie werden niemals an andere Personen delegiert. B. Dringende und unwichtige Aufgaben. Wenn dies nicht so wichtig ist, aber dennoch sehr dringend erledigt werden muss, können Sie diese Aufgaben an einen Ihrer Kollegen delegieren.C. Nicht dringend oder wichtig. Da es nicht sehr dringend ist, werden Dinge oft auf eine gewisse Zeit zurückgestellt, weil... Möglicherweise sind Sie mit anderen wichtigen Aufgaben beschäftigt, die dringlicher und weniger wichtig sind. Die Gefahr besteht darin, dass diese Aufgaben plötzlich sehr dringlich werden. Erledigen Sie alle Aufgaben pünktlich, ohne dass nicht dringende Aufgaben zu dringenden werden.D. Nicht dringend oder wichtig. Viele von uns beschweren sich darüber, dass wir nicht genug Zeit haben, und verbringen dennoch viel Zeit damit, genau diese Dinge zu tun. Wenn Sie sie wirklich tun müssen, verbringen Sie so wenig Zeit wie möglich damit. · Das 80/20-Prinzip oder die „Pareto-Regel“. Es wurde festgestellt, dass Aufgaben der Kategorie I bei 20 % des Aufwands (Zeitaufwand) 80 % der Ergebnisse liefern und Aufgaben der Kategorie II bei 80 % des Zeitaufwands 20 % des Erfolgs (Ergebnisse) liefern. Praktische Empfehlungen für eine effektive Zeitplanung: 1. Verstehen Sie, dass Zeitmanagement kein Mythos ist. Egal wie organisiert Sie sind, der Tag hat 24 Stunden. Der Lauf der Zeit ändert sich nicht. Alles, was wir wirklich tun können, ist, uns so zu organisieren, dass wir die Zeit, die wir haben, effektiv nutzen können. 2. Finden Sie heraus, wo Sie Ihre Zeit verschwenden. Viele von uns bemerken unsere „Quellen der Zeitverschwendung“ nicht. Schauen Sie und machen Sie sich ein wirkliches Bild vom Zeitverbrauch. Dies ist der erste Schritt zu einer effektiven Planung.3. Machen Sie einen Plan für Ihren Arbeitstag. Planen Sie die Aktivitäten für den nächsten Tag am Vorabend. Überprüfen Sie Ihre Liste, bevor Sie Ihren Tag beginnen. Die Liste sollte allgemein sein und auf einem Blatt platziert werden, und nicht.