COMO FAZER TUDO OU PLANEJAMENTO DE TEMPO EFICIENTE Com que frequência você não tem tempo suficiente para concluir as tarefas de trabalho? E por que o gerenciamento do tempo continua sendo uma tarefa tão difícil? O obstáculo mais comum que enfrentamos ao planejar é a percepção do tempo. Portanto, o primeiro passo para dominar a arte de administrar o tempo é examinar criticamente como você percebe e administra seu tempo. Para analisar como você administra seu tempo, sugiro fazer este exercício usando o método de frases abertas. Exercício 1. O que. funciona a seu favor? Continue as afirmações a seguir com o máximo de detalhes possível: Não importa o quão ocupado eu esteja, encontro tempo para fazer _________________________ Sei exatamente quanto tempo preciso fazer____________________ Sempre começo a trabalhar em __________________________ sem demora Nunca me atraso para __________________________________________ Estou sempre ocupado entre ___________________________ É mais fácil para mim cumprir prazos quando eu ___________________________ Coisas que delego facilmente a outras pessoas _________________________________________Agora revise suas respostas e determine que coisas novas você pode aprender sobre si mesmo. Pergunte a si mesmo por que você é bom nessas tarefas. Por que isso funciona? Você faz certas coisas porque gosta delas? Ou porque você lida com eles com sucesso? Você está sucumbindo a pressões externas (“Se eu não fizer isso, serei demitido, então sempre lido com isso”) ou a atitudes internas (“Se eu não fizer isso, não ficarei feliz com eu mesmo")? Pergunte a si mesmo o que o motiva a realizar essas tarefas. Todos nós temos obstáculos que nos impedem de administrar nosso tempo de maneira eficaz. Portanto, é importante saber o que leva ao seu desperdício sem rumo. Talvez uma lista das principais fontes de perda de tempo o ajude a determinar as reservas de tempo. Exercício 2. Fontes de perda de tempo Classifique as fontes de perda de tempo em ordem de importância para você. Chamadas telefônicas inúteis. Internet: redes sociais, chats, fóruns, jogos. Falta de prioridades nas tarefas. outros. Correção de erros que poderiam ter sido evitados. Reuniões mal organizadas e descoordenadas. Burocracia excessiva no escritório. ?” Você pode fazer este exercício de forma livre ou usar as frases inacabadas abaixo. Exercício 3. O que não funciona? Continue com as seguintes afirmações. Dê tantos exemplos quanto você puder. Nunca tenho tempo para _________________________________ Gasto muito tempo em _________________________________ Não tenho metas claramente definidas para ______________________ Estou disposto e sou capaz de estudar o dia todo _________________________________ Sempre subestimo o tempo que leva para ________________________. sempre adie o início _________________________________ Muitas vezes chego atrasado ________________________________________________ Respostas ao exercício "O que não funciona?" se tornará uma lista para você do que você precisa consertar. Consulte esta lista com frequência para determinar até onde você chegou para alcançar seus objetivos. Às vezes, você tem um desempenho pior em algumas tarefas do que em outras, não porque não tenha as habilidades, mas por causa de preferências pessoais e condições específicas nas quais você deve executar. essas tarefas. Quer você perceba ou não, todos nós temos certas preferências em relação a quando e como realizar diferentes tarefas.ou negócios. Quando prestamos atenção às nossas preferências, fica muito mais fácil realizar o que planejamos. Exercício 4: Suas preferências no processo de gerenciamento de tempo Escreva a seguinte lista de alternativas em um pedaço de papel e marque o que você prefere. Prefira: Trabalhar de forma independente dos outros Trabalhar de forma colaborativa em equipe Focar em curtos períodos de tempo Concentrar-se por longos períodos de tempo Focar em uma coisa de cada vez Multitarefa (fazer várias coisas ao mesmo tempo) Agenda de trabalho ocupada Agenda lenta e fácil Planos e previsibilidade Inesperado e espontaneidade Prazos apertados Muito tempo para concluir uma tarefa Demora muito para pensar em concluir uma tarefa Tome decisões rápidas Não há respostas certas ou erradas para essas perguntas. O importante é que suas respostas possam ajudá-lo a compreender melhor as razões por trás do que funciona e do que não funciona para você. Essas informações o ajudarão a planejar um cronograma para concluir as tarefas de trabalho que seja mais aceitável e eficaz para você. Métodos de planejamento Existem vários métodos de planejamento de tempo. Em primeiro lugar, sugiro que você considere os mais comuns: · Método de planejamento simples. Todas as coisas que precisam ser feitas são registradas em um diário ou organizador assim que chegam. As tarefas geralmente são planejadas em uma coluna e numeradas. · Método de agendamento prioritário. Este método é muito semelhante ao anterior. A diferença é que as coisas são classificadas por importância e urgência. · O método das “seis tarefas”. Todas as coisas que precisam ser feitas no futuro próximo estão anotadas. Destes, são selecionados os 6 mais importantes que precisam ser feitos amanhã. Numere suas tarefas em ordem decrescente de importância e anote-as em seu diário. De manhã, comece a fazer as coisas em ordem de importância. · Método de D. Eisenhower. Dependendo do grau de importância e urgência, as tarefas são agrupadas em quatro blocos principais: A, B, C, D. Tarefas A - urgentes/importantes Tarefas B - urgentes/não importantes Tarefas C - não urgentes/importantes Tarefas D - não urgentes /Não é importante . R. As tarefas urgentes e importantes devem ser concluídas primeiro e de forma independente. Eles nunca são delegados a outras pessoas.B. Tarefas urgentes e sem importância. Se isso não for tão importante, mas ainda precisar ser concluído com muita urgência, essas tarefas poderão ser delegadas a um de seus colegas.C. Não é urgente ou importante. Por não ser muito urgente, muitas vezes as coisas ficam de lado por um certo tempo, porque... você pode estar ocupado com outras tarefas importantes, mais urgentes e menos importantes. O perigo é que de repente estas tarefas se tornem muito urgentes. Conclua todas as tarefas no prazo, sem permitir que tarefas não urgentes se tornem urgentes.D. Não é urgente ou importante. Muitos de nós reclamamos por não ter tempo suficiente, mas passamos muito tempo fazendo exatamente essas coisas. Se você realmente precisa fazê-los, gaste o mínimo de tempo possível com eles. · O Princípio 80/20 ou “Regra de Pareto”. Foi estabelecido que as tarefas da categoria I proporcionam 80% do resultado com 20% de esforço (tempo despendido), e as tarefas da categoria II proporcionam 20% de sucesso (resultados) com 80% do tempo despendido. Recomendações práticas para um planejamento eficaz do tempo: 1. Entenda que a gestão do tempo não é um mito. Não importa o quão organizado você seja, o dia tem 24 horas. A passagem do tempo não muda. Tudo o que realmente podemos fazer é nos organizar de forma que possamos usar efetivamente o tempo de que dispomos. 2. Descubra onde você está desperdiçando seu tempo. Muitos de nós não percebemos nossas “fontes de perda de tempo”. Observe e forme sua imagem real do uso do tempo. Este é o primeiro passo para um planejamento eficaz.3. Faça um plano para o seu dia de trabalho. Planeje as atividades do dia seguinte na noite anterior. Revise sua lista antes de começar o dia. A lista deve ser geral e colocada em uma folha, e não.