"Tudo deveria ser tão simples quanto possível. Mas não mais simples." Albert Einstein Cada organização tem seu próprio ciclo de relatórios, algumas até têm vários. Alguns elaboram relatórios anuais e trimestrais, outros reportam semestrais, aqueles relacionados com o sistema educativo consideram o início do ano lectivo como o ponto de partida... Em muitas organizações existe também uma regra tácita de submeter um relatório intercalar antes saindo de férias. Como não estragar o seu humor antes das férias “abrindo” casos não cumpridos que foram perdidos em um momento desconhecido para você - a resposta a esta pergunta não depende da eloquência, mas da organização do processo de trabalho Existem especiais. métodos de organização óptima do processo de trabalho que evitem a acumulação de casos adiados indefinidamente e o surgimento de trabalhos urgentes. Assim, estes métodos melhoram o clima positivo de toda a equipa através do trabalho sistemático e bem coordenado de cada funcionário. O método de cinco fases de organização do processo de trabalho é simples de implementar e ao mesmo tempo eficaz. Independentemente de outras condições, é necessário seguir cinco etapas para dar conta da tarefa. Nós (1) coletamos “coisas” que distraem nossa atenção; (2) esclarecer o que são essas coisas e como lidar com elas; e (3) classificar os resultados, que (4) consideramos como guias para (5) ação. Separar as cinco fases ao longo do dia é muito útil e talvez necessário. Há momentos em que você deseja apenas coletar informações e não tomar nenhuma decisão; às vezes, deseja revisar as anotações de uma reunião. Ou, ao retornar de uma longa viagem, é preciso distribuir e organizar tudo o que acumulou na estrada. Há momentos em que você deseja fazer uma revisão completa do próximo trabalho ou de parte dele. E, claro, gasta-se muito tempo tentando completar as tarefas que estão à sua frente. O motivo do fracasso no campo da auto-organização são as tentativas incessantes de completar todas as cinco fases ao mesmo tempo. Muitas pessoas, assim que se sentam com papel e caneta para “fazer uma lista”, imediatamente tentam priorizar as coisas mais importantes e não pensam no que realmente precisa ser feito para completá-las. Mas se você não decidir como realizar uma festa corporativa só porque “não é tão importante”, essa festa corporativa se tornará uma questão em aberto que drenará a energia necessária para se concentrar efetivamente nas coisas que realmente importam. . Numa primeira fase, para evitar “buracos no balde”, é necessário recolher todas as coisas que lhe parecem inacabadas - tudo o que é de trabalho e pessoal, grande e pequeno, urgente e não tão urgente - tudo o que, em. sua opinião está sujeita a mudanças, e em alguma coisa você sente um compromisso interno de mudar em qualquer nível. Idéias estratégicas perdidas em uma pilha em sua mesa, revistas velhas na mesa de centro - tudo isso se enquadra nesta categoria de “coisas”. Assim que você coloca o rótulo “seria legal” em algo para fazer, “deveria fazer” ou “obrigatório”, isso se torna um assunto inacabado. Por exemplo, ter que tomar uma decisão sobre se você vai fazer algo ou não já é “incompleto”. Isso também inclui todo o seu “eu vou fazer isso” quando você já decidiu fazer algo, mas ainda não levantou um dedo para isso; Isso inclui todas as tarefas que estão com status “em andamento” e até mesmo aquelas tarefas que você já concluiu, mas ainda não decidiu que as concluiu completamente. Para gerenciar adequadamente os “problemas em aberto”, você precisa coletá-los. em algum tipo de "contêiner" temporário até que você tenha um minuto livre para decidir o que fazer com eles. No entanto, esses contêineres devem ser esvaziados periodicamente para que continuem sendo ferramentas viáveis ​​de coleta de informações. Se você ainda estiver tentando manter muitas coisas na memória, é mais provável que o faça..