Do autor: Artigo publicado na revista “Diretor”, nº 2 (14)/2009 Como disse o Ursinho Pooh, o tempo é como o mel... se existe , então ele desaparece imediatamente. Ou melhor, Vinnie estava, claro, apenas falando sobre mel, mas você deve admitir que com o tempo, no trabalho de um líder, isso acontece com muita frequência. Cheguei ao trabalho de manhã antes de todo mundo, não tive tempo de olhar em volta - já era almoço (e muitas vezes eu nem percebi), e já estava lá - e os funcionários estavam entrando em contato com o saída - eles, você vê, o tempo de trabalho acabou... Com o volume e a diversidade de trabalho que o gestor tem para fazer - 24 horas por dia realmente não são suficientes para ele. Embora a afirmação de que com o tempo bem organizado o trabalho não deve demorar mais do que 6 a 8 horas por dia também seja verdadeira, é por isso que sugerimos que você descubra para onde vai o tempo do gerente. muitas formas de perder tempo, e cada um de nós acrescenta diligentemente a esta lista os seus próprios “sumidouros”, mas, generalizando, podemos identificar vários motivos principais para perdas temporárias de gestão: - sistema de reuniões mal organizado; - delegação reversa de; subordinados; - priorização incorreta; - organização inadequada do local e das informações dos trabalhadores - vejamos sequencialmente de onde vêm esses motivos e como eles se expressam no trabalho de um gestor. Sistema de reuniões mal organizado. Com grande probabilidade, pode-se afirmar que você realmente perde tempo durante as reuniões nos casos em que: - Suas reuniões de trabalho de cinco minutos e reuniões semanais/mensais demoram mais de 20 e 60 minutos, respectivamente; há definitivamente expectativas para cada reunião, cada uma delas está atrasada - não há uma ordem clara estabelecida nas reuniões e/ou não é especificado um limite de tempo para os discursos dos participantes (não há limites de tempo para cada discurso); nas reuniões, os problemas são discutidos e as questões relacionadas a uma ou duas pessoas presentes são resolvidas, enquanto os demais (e você também) não fazem nada - a reunião tem que ser suspensa devido a ligações telefônicas chegando ao telefone fixo da sala; ou os telemóveis dos participantes; - Você mesmo está presente em reuniões nas quais não tem nada a dizer (seja porque os temas não são seus, ou por quaisquer outros motivos). transformam-se em chatas “uma hora e meia”, e as reuniões finais regulares às vezes “consomem” metade do dia de trabalho. É por esta razão que a grande maioria dos gestores, especialmente nas organizações orçamentais, não gosta de reuniões em classe. Na realidade, as reuniões regulares são uma excelente ferramenta de gestão, que visa precisamente poupar tempo de trabalho, e também permite o controlo. , estímulo e transferência de informações dentro da empresa e, principalmente, manter a disciplina entre os colaboradores. O principal é organizar corretamente o processo, e assim a excepcional eficácia das reuniões não tardará a chegar. A segunda razão. Delegação reversa por parte dos subordinados Podemos dizer com segurança que você é suscetível à delegação reversa, e isso ocupa muito do seu tempo quando: - Seus subordinados gostam muito de entrar em contato com você sobre diversos assuntos, inclusive, na sua opinião, pequenos. e insignificante - você gasta mais de duas horas por dia “apoiando” o trabalho dos subordinados (a menos, é claro, que estejamos falando de recém-chegados que acabaram de chegar à organização - os funcionários costumam ligar para você quando você); não está na organização, ou nos finais de semana se tiver horários diferentes - Você costuma ouvir elogios das séries “Você é tão inteligente, sabe tudo”, “Com certeza você se sairá melhor nisso”, “Bom, para um especialista”. como você, uma coisa tão pequena vale a pena” - na sua lista de tarefas há muitas formulações como “ajude P...”, “resolva o problema com S...”, “encontre para A. ..”, e todas essas abreviações são os nomes de seus subordinados. Isso se torna especialmente relevante quando você trabalha com eles.com sua equipe e o relacionamento já foi estabelecido, eles sabem muito bem com o que podem “pegar” você, e isso é ainda mais pronunciado se você deixou de ser um funcionário que já foi comum. Compreender a delegação reversa nem sempre é tão fácil quanto. parece estar no mercado à primeira vista, porque resolver esta questão muitas vezes requer primeiro reestruturar-se (hábitos, estereótipos, pontos de vista) e só depois interagir com os subordinados e seus maus hábitos. Além disso, no primeiro estágio, o desejo de abandonar a delegação reversa e afastar dela seus subordinados pode não reduzir, mas até aumentar o tempo gasto com eles, mas no final, ao ensinar seus funcionários a serem independentes, você receberá significativo economia em seu próprio esforço e tempo. Razão três. Priorização incorreta (se prender a pequenas coisas, rotina). A perda de tempo está associada justamente à priorização incorreta de tarefas, quando: - você planeja todas as tarefas simplesmente como uma lista, sem marcar a sequência de sua execução - em seu diário; “rastejar” diariamente assuntos sérios, globais e importantes que você simplesmente não consegue resolver - Você sempre lida primeiro com as coisas que surgiram agora, sem analisar completamente sua importância - ao fazer algo que; exige concentração, você é constantemente obrigado a se distrair dela para resolver questões menores - sua organização não possui “horário de expediente” para resolver dúvidas de visitantes e funcionários, e/ou placas de “não entre” durante assuntos importantes do gestor; ; - você mesmo atende todas as ligações telefônicas que chegam ao seu escritório (e principalmente às instalações adjacentes), consulta os e-mails que chegam em uma caixa de correio comum, comunica-se pessoalmente com cada gerente oferecendo publicidade, desenvolvimento de sites e outros serviços, e responde aos visitantes onde ir. Mas definir prioridades, juntamente com o estabelecimento de metas, é uma das alavancas mais importantes da gestão do tempo em geral, porque há muito se sabe que 20% das tarefas mais importantes trazem 80% de eficácia e sucesso (princípio de Pareto) , e a tarefa do gestor é justamente destacar com precisão esses 20% das tarefas. Claro que, além de depurar as prioridades do arranjo, você pode ter que trabalhar na formulação de tarefas, normas de tempo, determinando a primeira etapa e um número. de outros detalhes, mas ao menos começar a dividir as coisas em diversas categorias com base no critério de importância, você economizará muito tempo e esforço. Razão quatro. Organização incorreta do local de trabalho e da informação Você perde muito do seu precioso tempo devido à organização incorreta do local de trabalho, quando: - tanto à noite quanto pela manhã sua área de trabalho está igualmente desordenada, fica um pouco mais livre apenas durante as férias; - Muitas vezes você procura o documento necessário em sua área de trabalho por mais de um minuto - não há assinaturas nas pastas com documentos em papel com os quais você trabalha e há separadores e marcadores dentro delas - nas raízes da maioria dos eletrônicos; pastas em seu computador existem mais de 10 subpastas ou documentos (a exceção são arquivos em ordem alfabética por sobrenome ou organizações que são convenientes para armazenar juntos - qualquer funcionário da sua empresa pode colocar algum papel em sua mesa sem o seu conhecimento); , a mesa bagunçada de um gerente muitas vezes não é apenas objeto de inúmeras piadas de colegas e subordinados, mas também uma verdadeira dor de cabeça para seu dono. É extremamente simples verificar a eficácia da organização do seu local de trabalho - procurando por qualquer item que você precise (até mesmo). se for um grampeador) ou documento em sua mesa, mesa, prateleira ou qualquer pasta eletrônica não deve demorar mais de 30 minutos e 40 segundos. Quinta razão. Falta de motivação interna Seu tempo é gasto de forma não construtiva em autopersuasão e outras questões motivacionais, justamente por causa da redução da motivação para o trabalho, se: - as primeiras associações que você tem com a palavra “trabalho” podem ser atribuídas mais a negativas do que mesmo. neutro ou mais positivo - com sinceridade, cada um ou mais;Quase todas as manhãs você vai trabalhar com relutância e/ou simplesmente não gosta da cor das paredes, do chão, do teto, da mesa, etc. em seu escritório; - sua lista de tarefas diárias contém um grande número de “sapos” (ou seja, tarefas que são desagradáveis ​​e, portanto, você não quer realizá-las de jeito nenhum – antes de começar a resolver a próxima tarefa); , você precisa sintonizar por alguns minutos e até se forçar - Você fica feliz em se distrair com um café, um cigarro ou uma conversa telefônica pessoal, independentemente do que exatamente você estava fazendo. formulado para você em termos de “necessidade”, já podemos falar em falta de motivação para o trabalho. A tarefa máxima nesse sentido é aprender a pensar em termos de “eu quero” em relação ao trabalho. Se, ao responder às afirmações em diferentes seções do artigo, você descobriu vários “buracos negros” de uma só vez, nos quais seu tempo pode ser desperdiçado, não há problema, implemente medidas para eliminá-los de forma consistente. Se você não encontrou nenhum, tente cronometrar por duas semanas - ou seja, simplesmente anote todas as suas ações no processo de trabalho com uma indicação precisa (ao minuto) do tempo para cada uma. Tais cálculos, mesmo que não indiquem diretamente as causas das perdas temporárias, serão um excelente estimulante para você em termos de tom de trabalho, pois, como você sabe, a medição regular de qualquer indicador já afeta o seu crescimento. Barras laterais: Como tornar as reuniões mais eficazes: 1. Determine que tipo de reuniões você precisa (reuniões diárias de cinco minutos, reuniões semanais ou mensais para resumir resultados, reuniões problemáticas que não estejam estritamente vinculadas a uma grade de tempo 2). Para cada tipo de reunião, desenvolva regulamentos competentes (determine quem deve estar presente nas reuniões, em que ordem falarão e qual será o tema de seus discursos), determine quando é mais conveniente realizá-la (é aconselhável que a reunião não caia na segunda-feira de manhã ou na sexta-feira à noite) e estabeleça limites de tempo.3. Siga as regras (comece no horário, independente do número de pessoas presentes, limite os palestrantes caso eles “comecem a falar”)4. Instrua alguém a lavrar ata da reunião, que incluirá todas as ordens dadas durante a reunião, com prazos e responsáveis ​​pela sua execução, bem como ideias interessantes expressas pelos participantes. Como superar o fenômeno da “delegação reversa”: 1. Tente determinar o motivo pelo qual a delegação reversa ocorre com tanta frequência. Por exemplo, você pode ter funcionários pouco qualificados trabalhando para você. Ou você define tarefas de forma analfabeta. Ou seus subordinados têm medo de assumir responsabilidades. Ou eles simplesmente estão acostumados com o fato de você fazer a maior parte do trabalho sozinho. 2. Determine uma forma de lidar com a causa identificada. Se as formas de lidar com os dois primeiros motivos (baixa qualificação do pessoal e definição incorreta de tarefas) estão na superfície (ensinar um funcionário ou aprender como definir uma tarefa), então os outros dois estão se tornando mais sérios. de assumir a responsabilidade pelos resultados da conclusão da tarefa é muitas vezes causada pela predominância excessiva do reforço negativo sobre o positivo (ou seja, quando repreendem com muito mais frequência e seriedade do que elogiam). Pense na última vez que você elogiou em voz alta e quando repreendeu, e se realmente houver mais deste último do que do primeiro, este é um caminho direto para você aprender a mesma gestão operacional. 3. Lute. Como na maioria das vezes a delegação reversa ainda está associada ao mau hábito dos funcionários de transferir seus assuntos para você (e eles fazem isso pela simples razão de que você os leva embora de boa vontade), você precisa trabalhar com isso por um longo tempo e de forma consistente. Não decida por seus subordinados suas tarefas e mande-os fazer isso sozinhos. Soa mais ou menos assim: “pense novamente por si mesmo e venha até mim em... (indicar a hora) pelo menos com... opções de solução”. Como aumentar a eficiência no trabalho com prioridades: 1. Escreva em um pedaço de papel (você pode usar seu diário de trabalho para ajudar)uma lista de todas as tarefas que você enfrenta atualmente.2. Divida-os em três grupos: categoria A - os assuntos mais importantes que não podem ser adiados. Categoria B – coisas que podem ser feitas hoje, amanhã e até depois de amanhã sem perda de eficiência, mas se forem concluídas hoje, você terá tempo livre no futuro. Categoria C – tarefas que deverão ser concluídas algum dia, se sobrar tempo das tarefas das duas primeiras categorias.3. Execute suas tarefas em uma determinada sequência. É aconselhável realizar ações semelhantes para cada período de trabalho específico (dia útil, semana, mês). Além disso, você pode incluir em suas listas tanto tarefas puramente de trabalho quanto assuntos pessoais (visitas ao médico, academia, autodesenvolvimento, etc.). Se você já domina essa priorização há muito tempo, pode usar sistemas mais complexos (por exemplo, a matriz de Eisenhower, na qual as tarefas são divididas em várias categorias de acordo com escalas de importância e urgência). Como organizar seu local de trabalho: 1. Estabeleça como regra limpar regularmente sua mesa. É bom que seja sexta-feira (ou sábado, se você tiver uma semana de trabalho de seis dias) - para que, ao sair do trabalho no final da semana e olhar para sua mesa limpa, sinta uma satisfação merecida pelo trabalho que realizou. concluído até agora.2. Distribua todos os itens e documentos que estão atualmente sobre a mesa e na mesa em três grupos: o que é necessário (o que você usa todos os dias), o que não é urgentemente necessário (o que você usa no máximo uma vez por semana) e nem um pouco necessário . Deixe sobre a mesa apenas os itens do primeiro grupo, retire todo o resto e tente arrumá-los em gavetas, prateleiras, etc. de forma que os itens e papéis de uso mais frequente também fiquem mais acessíveis (coloquem mais próximos). 3. Verifique se o número de documentos em cada pasta/subpasta/bandeja, etc. (e aqui estamos falando de documentos impressos e eletrônicos) não excede nove.4. Use todas as ferramentas de visualização possíveis que o ajudarão a navegar rapidamente em sua área de trabalho, bem como em prateleiras e gavetas (podem ser inscrições grandes, marcadores coloridos, separadores de páginas, bandejas separadas para diferentes documentos, etc.).5. Apresente regras claras para colegas e subordinados interagirem com você através de seu desktop (e-mail, servidor, etc.). Por exemplo, concorde que é proibido colocar documentos em sua mesa na sua ausência, ou tenha uma bandeja especial para documentação recebida, ou combine marcas especiais para papéis urgentes (adesivo colorido). Assim que as regras forem formadas e testadas, exija seu cumprimento estrito. Como aumentar a automotivação: 1. Encontre 20, ou melhor ainda, 30 vantagens em seu trabalho atual. Você pode até escrever um ensaio de formato livre sobre o tema “por que amo meu trabalho”. A única condição é que neste momento você não preste a menor atenção às desvantagens do seu adorado trabalho, mesmo que elas teimosamente tentem se mostrar aos seus olhos.2. Dê a si mesmo uma recompensa por um dia de trabalho bem-sucedido ou por uma tarefa concluída. Pode ser qualquer coisa (comprar um sorvete ou uma barra de chocolate, permitir uma pausa de cinco minutos, ligar para seu ente querido, assistir seu filme favorito à noite, etc.), o principal é que você pode dizer a si mesmo – isto é para mim....3. Ao fazer uma lista de tarefas para o dia, semana ou mês, destaque um “sapo” (uma tarefa não amada, há muito adiada ou uma conversa com um interlocutor desagradável) e conclua-a logo pela manhã (na segunda-feira, primeiro dia ) para que ela não “pendure” sobre você como a espada de Dâmocles, e o resto do período transcorra sem problemas. Certifique-se de elogiar-se por concluí-la no prazo, marque-a visualmente ou com uma ação (por exemplo, sinta-se à vontade para riscar o texto desta tarefa em seu diário ou alegremente amasse e jogue fora o pedaço de papel com seu nome que foi anexado ao monitor/rack/diário).4. Ao planejar o seu dia, preste atenção na sequência de tarefas. Deixe os mais complexos intercalarem com.